POLITIQUE • Confidentialité & Protection des renseignements personnels

En vertu de la nature de nos activités, FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC comprend l’importance de protéger les renseignements personnels recueillis afin de permettre d’offrir les services offerts pour lesquels ils sont nécessaires.

Conformément au cadre légal en vigueur, FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC a mis en place un ensemble de mesures et procédures de contrôle visant à assurer une saine gouvernance en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels que nous détenons sur les clients prospects, les clients, les partenaires ainsi que nos employés.

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et nous autorisez à traiter vos informations conformément à celle-ci.

Définition d’un renseignement personnel

« Renseignement personnel ou nominatif » : Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier^[1].

De façon non limitative, ces renseignements peuvent être identitaires (ex : nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire), financiers (ex : numéro de carte de crédit), médicaux, liés aux activités professionnelles (ex : dossier d’employé), etc.

Consentement

Aucun renseignement n’est recueilli par FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC sans le consentement du client, du mandataire ou du prospect.

En nous fournissant vos renseignements personnels, votre consentement est effectif. Par conséquent, vous acceptez les termes de la présente politique et nous autorisez à collecter, conserver, utiliser et communiquer vos informations conformément aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies.

Droit de retrait de son consentement à l’utilisation ou la communication des renseignements

Sous réserve de certaines limitations, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Dans ces circonstances, il serait possible que FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC ne puisse pas vous offrir le produit, le tarif, le service demandé pour votre police d’assurance.

Pour plus d’informations, consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé^[2]

Collecte et utilisation des renseignements

Seuls les renseignements essentiels dont nous avons besoin sont demandés, et ce dans le but de répondre à votre demande dont voici quelques exemples:

Procéder à une analyse complète des besoins de protection
Proposer soumission d’assurance pour le ou les produit(s) demandé(s)
Émettre une police d’assurance à cet effet, le cas échéant
Payer un produit ou service acquis

Renseignements via des tiers

Soucieux de protéger les renseignements personnels de ses clients. FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC ne vend, recueille, partage, communique à des tiers ou rend public quelconque renseignement personnel de sa clientèle, sauf dans l’optique de réaliser son mandat de service, d’assurer la continuité des services auprès de ses clients ou dans le cadre spécifique visant à donner suite à une ordonnance du tribunal ou répondre à un organisme gouvernemental autorisé.

Dans ces circonstances, FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC pourrait éventuellement recueillir ou transmettre des informations, auprès d’organismes légitimement autorisés et/ou assujettis au cadre réglementaire en vigueur ou encore à des fournisseurs spécialisés s’étant engagés formellement envers la protection des renseignements personnels de notre cabinet. À titre d’exemple et de façon non limitative, on peut retrouver:

Des courtiers d’assurance ou des experts en sinistre;
Des assureurs, réassureurs et institutions financières ou des organismes responsables de leur réglementation;
Tribunaux
Le Fichier central des sinistres automobiles et de la Société d’assurance automobile du Québec ou d’une autre province;
Des agences d’analyse de données sur le crédit, les risques et les sinistres;
Agences de recouvrement;
Partenaires de livraison:
Responsable interne ou partenaire externe pour la gestion informatique et/ou pour la sécurité des renseignements personnels et des données;
Consultants juridiques;
Fournisseurs de service infonuagique;
Prestataires de services de paiement autorisé.

Témoins (aussi appelés témoins et en anglais, cookies) et autres technologies

Par souci d’améliorer la qualité des services offerts et l’expérience client sur le site internet FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC pourrait utiliser des témoins, et d’autres technologies de Web Analytics permettant de garder en mémoire vos préférences et interactions avec notre site web. Les conditions d’utilisation sont décrites sur notre site internet.

Conservation et destruction de renseignements personnels

Notre cabinet conserve vos données personnelles afin de réaliser de notre mandat auprès de vous en respectant les termes et obligations légales auxquels nous sommes assujettis.

Sécurité des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

Sécurité
Contrôles d’accès
Formation du personnel
Cryptage des données
Surveillance et détection des intrusions
Plans de récupération en cas de sinistre

Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il faut savoir qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique peut garantir une sécurité absolue.

Engagement du personnel et du cabinet

Tout employé, fournisseur ou partenaire relié à notre cabinet s’engage contractuellement au respect de notre politique de confidentialité, à la protection des renseignements personnels détenus par FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC, et dont l’usage est exclusif à notre cabinet. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du fournisseur ou du partenaire et se poursuit indéfiniment.

Hébergement de données

FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC fait affaire avec différents fournisseurs de services Web. Certains fournisseurs sont susceptibles d’héberger des données l’extérieur de la province de Québec ou du Canada. Dans de telles circonstances, des lois d’autres provinces et pays s’appliquer.

Exactitude des renseignements

Notre personnel s’efforce de maintenir l’exactitude des informations au dossier client. Il est possible de valider et mettre à jour les informations contenues à votre dossier avec notre équipe de certifiés.

Droit à l’accès et à la rectification

Advenant qu’une information inexacte figure au dossier, ou si l’accès aux renseignements personnels est requis, une demande écrite peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels afin d’apporter les correctifs. Dans ces circonstances, notre cabinet suit le protocole prévu :

Procédez à une demande écrite d’accès ou de rectification
Soumettre la demande écrite à l’adresse courriel ou l’adresse physique du cabinet.
Vous recevrez un accusé de réception
Votre identité sera validée
Le traitement de votre demande sera effectué au plus tard dans les 30 jours suivant la date de réception^[3]
Pour plus d’informations, consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé^[4]

Soumissions

Afin d’établir une soumission, une offre de service ou un contrat d’assurance, il est de notre devoir d’analyser le besoin de la personne concernée ainsi que l’ensemble des personnes intéressées ou mentionnées dans la démarche.

Que les demandes soient téléphoniques, en personne, en ligne, le consentement de toutes les personnes ciblées devra nécessairement être obtenu directement.

Soumissions en ligne (via site WEB)

Lorsqu’un formulaire de demande de soumission est transmis par le biais du site web de FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC, le client comprend, autorise et consent automatiquement que FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC :

Utilisera ses renseignements personnels afin d’analyser ses besoins de protection afin d’effectuer une soumission d’assurance pour le produit demandé;
Communiquera avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et au besoin discuter d’autres services offerts par FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC ;
Utilisera son adresse courriel dans le but de répondre à sa demande;

Communication courriel / Abonnement et désabonnement en ligne

Suite à la transmission de votre adresse courriel à FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC, FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC pourrait vous transmettre de l’information par courriel. À tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel en se désabonnant de la liste de distribution de l’une des façons suivantes :

à même une mention dans le message ou courriel amenant à la page de désabonnement en ligne (le cas échéant)
en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements contacter le cabinet à l’adresse courriel désignée au bas de la présente politique.

De cette façon et conformément à la LCAP^[5], il vous est possible de faire l’arrêt de tout courriel non sollicité qui aurait pu être envoyé par FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC.

Enregistrement téléphonique, clavardage

Pour des raisons d’intégrité des informations, de formation et de contrôle de la qualité du service à la clientèle, toutes les conversations téléphoniques sont susceptibles d’être enregistrées ou écoutées.

Communication électronique

Tout comme les cellulaires ou courriers standard, la communication par internet ou par courrier électronique sans cryptage ne peut être entièrement sécuritaire ni confidentielle. Celles-ci sont susceptibles à être modifiées, perdues ou interceptées. FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC décline toute responsabilité de dommages qui pourraient être causés à une personne en relation avec nous, et ce, indépendamment de la forme de communication.

Dégagement de responsabilité – courriel

Nos clients nous transmettent parfois des courriels contenant des renseignements personnels. FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC ne pourrait être tenu responsable de la perte, de l’interception, du piratage ou de toutes altérations de tout courriel qui lui est transmis.

Modifications de la politique

La confidentialité et la protection des renseignements personnels étant au cœur de nos préoccupations, cette politique peut être amenée à évoluer pour refléter les changements internes et/ou ou des légaux.

Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

Responsable désigné de la protection des renseignements personnels

N’hésitez pas à contacter le responsable de la protection des renseignements personnels pour toutes questions relatives à la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

Cabinet	FORT ASSURANCES ET AVANTAGES SOCIAUX INC
Responsable Protection des renseignements personnels	Manon Racette
Dernière Mise à jour de politique	1^er juin 2024

Adresse	4, CAR WESTMOUNT BUR. 200
Ville	WESTMOUNT, QUÉBEC
Code postal	H3Z 2S6
Téléphone (sans frais)	514-374-9944 poste 226
Courriel	mracette@fort.ca